IDENTIFICATION DE LA FONCTION
Intitulé du poste : secrétariat
Temps de travail : 100% ou 80%
Lieu géographique : Institut de formation aux métiers de la santé de RODEZ.
Direction de rattachement : Direction institut de formation (IF) comprenant un Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) et un Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS) 2
CONTEXTE
Le secrétariat est assuré par 4 ETP. Le projet d’institut positionne chaque secrétaire sur des missions spécifiques qui sont globalisées dans un profil de poste.
L’organisation des secrétariats est validée par le directeur (DSIF), la coordinatrice pédagogique et les agents administratifs.
Liaisons hiérarchiques :
- Directeur Général du CH Rodez
- Directrice des Soins chargée des Instituts de Formations (DISF)
- Adjointe à la Direction
- Responsable pédagogique IFMK CHU Toulouse et Coordinateur de l’antenne IFMK Rodez
Liaisons fonctionnelles :
- Les Cadres Formateurs de l’IFMS
- Les professionnels du CH Rodez
- Les partenaires de la formation
- Les autres secrétaires
- Tutelles
ORGANISATION
Tous les secrétaires travaillent en autonomie et en collaboration. Ils s’entraident. Chacun est en charge de missions spécifiques (remplacement organisé en binômes) sur les deux sites au besoin :
Scolarité formations initiales: Ces deux postes sont en charge de l’ensemble des dossiers scolaires des élèves et étudiants, et des candidats à la sélection de la formation initiale
Formation en Soins Infirmiers : 1 ETP ou 0.80 etp
Formation d’aide-soignant et mise à disposition des locaux : 0.8 ETP
Régie/Finances de la formation initiale et continue/Gestion des absences et des commandes : Ce poste (1 ETP + 0 ,50 ETP) regroupe l’ensemble des activités en lien avec les finances (crédit/débit) liées à la formation : du devis de formation aux conventions, rémunération, assiduité, coût de formation, conventions formations et intervenants. Ce poste est le lien avec les services comptables du CH support et le conseil régional de la formation pour les suivis et bilans comptables. La préposée est régisseuse en titre, la collègue suppléante. Des compétences bureautiques (logiciels Excel, de comptabilité) sont des prérequis incontournables.
Référent Qualité/Secrétariat des stages (mobilité) et Gestion bâtiment : Ce poste regroupe des activités très différentes dont la gestion informatique (logiciels et formation, formeis…) : 0.80 ETP.
Le secrétariat de direction est réparti sur l’ensemble des secrétaires en fonction des besoins et de la disponibilité de chacun.
RÔLES ET MISSIONS
| ROLES | MISSIONS | PROGRAMMATION | LIAISONS |
| COMMUNICATION Tous | |||
| Accueil | -Accueil des publics, étudiants et élèves, intervenants, autres conférences, tutorat, invités….installation, orientation -Organisation de la pré-rentrée et rentrée – Organisation de la journée Portes ouvertes – Participation à la journée d’intégration – Gestion de l’écran du hall (Documentaliste et secrétariat stage qualité) – Gestion d’évènements : cérémonie des vœux, articles, liaison partenaires, affichage dans IFMS, affichages des résultats CACE – Gestion des documents de liaison, taxe apprentissage, intervenants, plaquette, flyers, articles… – Lien avec le secrétariat et les instances de l’IFMK du PREFMS de Toulouse (Direction hiérarchique) avec le secrétariat de l’IFMK et de l’IFMS de Rodez (Direction fonctionnelle), avec le secrétariat du centre de formation de la CCI (partenaire opérationnel) – Participation à des salons : Salon TAF… | Du lundi au jeudi de 8h à 12h et de 13h à 17h30 Vendredi de 8hà 12h et de 13h à 17h Selon le besoin | – DSIF – Autres secrétaires |
| Informations ESI – EAS | -Information aux étudiants sur leurs droits et devoirs (bourses, sécurité sociale et mutuelles, indemnités…) | idem | – idem |
| Gestion des appels téléphoniques | – Réception, traitement et traçabilité et suivi des appels téléphoniques et/ou la messagerie électronique ; – Si appels destinés aux formateurs : recherche des formateurs concernés, prise de messages et transmission dans boites courriers ou par mail. | idem | – idem |
| Prise de rendez-vous du DSIF | -Gestion des RV (précision sur identité, coordonnées et motifs). | idem | – idem |
| Convocations pour le DSIF | – Gestion des convocations et prise des RV étudiants et élèves ; – Préparation des dossiers pour le DSIF/entretiens. | -DSIF | |
| GESTION DE LA SCOLARITE GESTION DES INSTANCES | |||
| Organisation des réunions institutionnelles Commission d’Attribution des Crédits EuropéensInstance compétente pour les orientations générales de l’institutSection compétente pour le traitement pédagogique des situations individuelles des étudiantsSection compétente pour le traitement des situations disciplinairesSection relative à la vie étudiante | – Gestion du secrétariat de direction notamment pour les réunions, préparation de l’ordre du jour et positionnement du compte rendu dans SEO avec traçabilité des responsabilités (secrétariat, animation), réservation de la salle. – Gestion du secrétariat, de la rédaction à la diffusion des comptes rendus pour les instances ; réservation des salles – Intégration des notes avec les formateurs référents des UE et modules ; – Edition et transmission des feuilles de résultats de semestres pour les ESI ; – Rédaction des courriers de notification de décisions individuelles et diffusion. – Participation à l’élaboration du rapport d’activité et support de présentation ICOPE en collaboration adjoint à la direction et DSI | Programmation en début d’année scolaire, le projet pédagogique et FORMEIS | – DSIF – Adjoint de direction -Equipe – ARS – Conseil Régional – Université |
| GESTION ET SUIVI DES DOSSIERS DES ETUDIANTS ET ELEVES | |||
| Utilisation FORMEIS SEO et dossiers papiers | – Elaboration et diffusion des dossiers d’inscription en institut en collaboration avec la Région (bourses), le CROUS (CVEC), l’Université (Cartes d’étudiant) – Gestion et suivi des données administratives et pédagogiques sur FORMEIS ; création, mise à jour, archivage et mise en lien avec la DRH du CH, l’Université (Apogée), la Région (Solstiss) – Gestion et suivi des dossiers d’interruption de scolarité et de mutations ; – Suivi des mises à jour des bases de données des formateurs vacataires ou intervenants (saisie des renseignements et annexe des pièces jointes type CV) – Transmission des données à la DRH pour la rémunération de ces formateurs – Vérification des chèques, préparation des tableaux des frais de scolarité pour les ESI et transmission au secrétariat des finances correspondant avec info bourses – Saisie des plannings étudiants sur logiciel FORMEIS | Tout au long de l’année scolaire | – Cadres Formateurs coordinateurs – DSIF – Autres secrétaires – Service informatique du CH et maintenance de la société EPSILON – Service DRH du CH – Conseil Régional – Université – CROUS |
| Certificats de scolarité et diverses attestations | – Certificats de scolarité : suivi des formalités d’inscription en lien avec le gestionnaire de scolarité de l’Université Toulouse III – Transmission par courrier ou en mains propres après signature de la direction. | A la rentrée et/ou à la demande | Liaison DSIF |
| GESTION DES DIPLOMES | |||
| Dossiers de synthèse | – Préparation des tableaux de synthèse et des fiches individuelles de synthèse avec avis du DSIF ; – Envoi des tableaux à la DREETS et des dossiers jury DE – Tri des compositions de chaque étudiant – Vérification et numérisation de chaque dossier scolaire – Affichage des résultats – Numérisation des diplômes – Archivage des dossiers administratifs – Remise des dossiers complets à chaque diplômé et compte-rendu à la DREETS | Juin/ juillet Septembre Novembre Mars | -DSIF -adjoint de direction -Coordinateurs pédagogiques -DREETS |
| GESTION DES EPREUVES DE SELECTION | |||
| Organisation sur FORMEIS, SEO, plateforme Parcoursup et site internet CH | -Contrôle et édition des tableaux de résultats ; -Edition et gestion des envois de courriers aux candidats et aux jurys. -Préparation des tableaux de frais d’inscriptions pour transmission au secrétariat des finances | Périodes des épreuves de sélection | DSIF |
| Epreuves de sélection FPC | – Gestion et réservation des salles ; – Envoi des Courriers de convocations ; – Participation à la préparation pour les surveillants et à la constitution de pochettes jurys pour les épreuves orales. – Gestion des sujets et résultats | Périodes des épreuves de sélection | – DSIF – Responsable du groupement IFSI Occitanie ouest |
| Sélection Parcoursup | – Paramétrage du Site Parcoursup – Etude des dossiers par les formateurs : demandes de créations des identifiants des correcteurs, planning des corrections, Dispatching et explication des supports d’évaluation et des dossiers – Inscription administrative des candidats et ajustement des places en fonction des désistements – Certification des entrées | Décembre Avril Juillet – septembre Septembre | |
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